První na řadě patří procesy, které se často opakují, mají jasná pravidla, pracují hlavně s daty a lidem reálně berou čas nebo v nich vznikají chyby. Konkrétně jde nejčastěji o fakturaci a přepis dokladů, přenos dat mezi systémy, rozesílání notifikací a připomínek a jednoduchá schvalování. Naopak nechte zatím být procesy, které vyžadují úsudek, mění se každý týden nebo se dějí párkrát do roka — u nich se investice do automatizace vrací pomalu, nebo vůbec.
V tomto článku si projdeme jasná kritéria, podle kterých vhodné procesy poznáte, ukážeme typické kandidáty, kterými firmy obvykle začínají, a upozorníme na to, čemu se na začátku vyhnout. Na konci najdete i konkrétní návod krok za krokem, jak procesy k automatizaci vytipovat a rozjet první z nich tak, abyste přínos rychle uviděli na číslech, ne jen v pocitu.
Podle čeho poznat proces vhodný k automatizaci
Dobrý první kandidát nepoznáte podle toho, jak moderně zní, ale podle čtyř vlastností. Čím víc jich proces splňuje, tím dřív se vyplatí ho narovnat. Projděte si svůj provoz touto optikou a uvidíte, že několik procesů vyskočí samo.
- Opakuje se často. Denně, nebo aspoň každý týden. Čím vyšší frekvence a objem, tím rychleji se ušetřený čas nasčítá do znatelného přínosu.
- Má jasná pravidla. Jde popsat postup větami „když nastane tohle, udělej tamto“. Kde není žádný prostor pro „to záleží“, tam stroj zvládne rozhodování za člověka.
- Pracuje hlavně s daty. Přepisování, kopírování, párování a rozesílání informací mezi systémy. Právě digitální data se přenášejí a kontrolují nejsnáz.
- Reálně bolí. Zdržuje lidi, vzniká v něm chybovost, nebo blokuje ostatní. Bolest je nejlepší ukazatel, že se náprava vyplatí a že ji tým uvítá.
Pomocná zkratka: hledejte činnost, kterou někdo dělá „protože se to tak dělá vždycky“, trvá to a nikdo z ní nemá radost. Když k tomu jde postup napsat jako jednoduchý sled kroků, máte ideálního prvního kandidáta.
Rychlý test na jeden proces: Kolikrát za měsíc se děje? Dá se popsat pevnými pravidly bez výjimek na každém kroku? Přenáší jen data, nebo vyžaduje lidský úsudek? Vadí lidem, nebo v něm vznikají chyby? Tři „ano“ ze čtyř znamenají, že máte silného kandidáta na první automatizaci.
Typické procesy, kterými se vyplatí začít
Napříč firmami se opakují stejné bolavé body. Nejsou to náhodou zároveň procesy, které nejlépe splňují kritéria výše. Tady jsou čtyři, u kterých bývá návratnost nejrychlejší a riziko nejnižší.
Fakturace a přepis dokladů
Ruční vystavování faktur, přepisování údajů z objednávek, párování plateb nebo hlídání splatnosti patří k nejčastějším kandidátům. Pravidla jsou jasná, objem velký a chyba v čísle nebo v termínu stojí peníze i nervy. Automatizace umí faktury generovat z dat, která už máte, rozeslat je, připomenout nesplacené a spárovat příchozí platby — bez ručního opisování.
Přenos dat mezi systémy
Jakmile jeden a tentýž údaj přepisujete z e-shopu do účetnictví, z formuláře do tabulky nebo z CRM do skladu, děláte práci, kterou má dělat stroj. Ruční přenos je pomalý a je zdrojem překlepů a zapomenutých záznamů. Když spolu systémy umí mluvit přes API nebo webhooky, data mohou téct automaticky a vždy aktuální. Víc o propojování systémů najdete u API integrací.
Notifikace, připomínky a hlídání termínů
„Málem nám propadla lhůta“ a „zapomněli jsme dát vědět zákazníkovi“ jsou věty, které dobře nastavené notifikace umlčí. Automatické upozornění na blížící se termín, změnu stavu zakázky, nový požadavek nebo chybějící podklad hlídá věci, na které lidé zapomínají. Pravidla jsou triviální a přínos ve spolehlivosti okamžitý.
Jednoduchá schvalování
Schválení dovolené, objednávky, výdaje nebo nabídky často vázne v e-mailech a chatu — nikdo neví, u koho zrovna leží a jak dlouho. Schvalovací proces s jasnými pravidly (kdo, do jaké částky, v jakém pořadí) se dá vést automaticky: žádost se pošle správnému člověku, hlídá se lhůta a stav je vidět. Pozor ale na hranici: automatizovat lze samotný tok a připomínky, ne samotné rozhodnutí, pokud vyžaduje úsudek.
Nemíchejte všechno najednou. Vyberte jeden proces z tohoto seznamu, který vás nejvíc pálí, narovnejte ho, změřte přínos a teprve pak přidejte další. Malý dokončený krok porazí velký rozpracovaný projekt.
Čeho se na začátku vyvarovat
Stejně důležité jako vědět, co automatizovat, je vědět, co zatím nechat být. Špatně zvolený první proces dokáže celou myšlenku shodit ještě dřív, než ukáže, co umí. Vyhněte se těmto pastem.
- Procesům, které vyžadují úsudek. Kde se rozhoduje podle citu, vyjednává nebo posuzuje výjimka od výjimky, tam stroj naráží. Automatizujte kolem takového rozhodnutí (přípravu podkladů, notifikace), ne rozhodnutí samo.
- Procesům bez ustálených pravidel. Když se postup mění každý týden nebo si ho každý dělá po svém, nejdřív ho ustálte a popište. Automatizovat chaos znamená jen zrychlit chaos.
- Vzácným činnostem. To, co se děje párkrát do roka, obvykle nestojí za investici do automatizace — ušetřený čas se nikdy nenasčítá do návratnosti.
- Snaze udělat všechno naráz. Velký „vše-v-jednom“ projekt bez měřitelného prvního kroku se protahuje, prodražuje a ztrácí důvěru týmu dřív, než něco dodá.
- Automatizaci na oko. Pokud proces sám o sobě nedává smysl, neautomatizujte ho — nejdřív ho zrušte nebo zjednodušte. Nejlepší automatizace je někdy odstranění zbytečného kroku.
Poslední bod je zásadní: automatizace není náhrada za promyšlený proces. Když nejdřív narovnáte postup a až pak ho zautomatizujete, dostanete spolehlivý výsledek. Když jen „obalíte“ nepořádek technologií, dostanete rychlejší nepořádek.
Jak spočítat, jestli se to vyplatí
Než do procesu investujete, udělejte si hrubý odhad na vlastních číslech. Nepotřebujete přesnost na koruny, stačí řádová představa. Vynásobte, kolikrát se proces za měsíc opakuje, časem, který zabere jeden průchod. Tak zjistíte, kolik hodin měsíčně spolkne. K tomu připočtěte, co stojí chyby, které v něm vznikají — reklamace, opravy, propadlé termíny. Proti tomu postavte jednorázový náklad na automatizaci a její provoz.
U rutinních úkonů s velkým objemem se investice typicky vrací rychle. U některých procesů ale hlavní přínos není v ušetřených hodinách, ale ve spolehlivosti — v tom, že se na nic nezapomene a nikam neproteče chyba. I to má cenu, jen se hůř převádí na hodiny. Proto počítejte oboje.
Dobré pravidlo pro první projekt: začněte procesem, u kterého jde přínos změřit do několika týdnů. Rychlý, viditelný výsledek získá důvěru týmu i vedení a otevře dveře dalším krokům.
Pokud si nejste jistí, jak procesy ve vaší firmě vytipovat a čím konkrétně začít, projděte si možnosti u automatizace procesů nebo se nám ozvěte. Společně najdeme kandidáta s nejrychlejší návratností a navrhneme řešení na míru vašemu provozu.
Automatizace nemá začínat velkým projektem, ale jedním dobře vybraným procesem — takovým, který se často opakuje, má jasná pravidla, pracuje s daty a reálně vás pálí. Když ho narovnáte, zautomatizujete a změříte, získáte rychlý viditelný výsledek i důvěru týmu pro další kroky. Pokud si nejste jistí, který proces u vás vytipovat jako první a jestli se to vyplatí, rádi vám pomůžeme najít kandidáta s nejrychlejší návratností a navrhnout řešení na míru vašemu provozu. Ozvěte se nám přes nezávaznou konzultaci a projdeme spolu, co se u vás vyplatí automatizovat jako první.
